Pengendalian, Jaminanan, Perbaikan, Audit, dan Penilaian Kualitas Dalam Konteks Dunia Pendidikan
Mutu pendidikan yang kasat mata tentunya tertuju pada mutu lulusan dari pendidikan itu sendiri. Untuk dapat menghasilkan lulusan yang bermutu tentunya harus didukung oleh sebuah proses yang bermutu juga. Sebuah proses pendidikan yang bermutu tentunya harus didukung oleh faktor-faktor penunjang proses pendidikan yang bermutu pula. Mutu pendidikan harus bersifat menyeluruh menyangkut semua komponen, pelaksanaan dan kegiatan yang bermutu total (Total quality).
Inti utama dari mutu pendidikan adalah memberikan pelayanan yang sesuai bagi masyarakat dan sesuai dengan harapan yang diinginkan masyarakat. Bermutu atau bermutunya sebuah pendidikan dapat diukur secara deduktif dan induktif. Deduktif apabila visi yang telah ditetapkan dapat dijabarkan dalam misinya. Induktif apabila pendidikan dapat mendatangkan manfaat dan memenuhi kebutuhan kemasyarakatan (Societal needs), dunia kerja (Industrial needs) dan professional (Professional needs).
Mutu/ Kualitas (Quality)
Pemahaman tentang mutu (Quality) sebenarnya telah di ketahui oleh umat manusia sejak lama. Contohnya bila raja-raja Firaun di Mesir meninggal, mereka dikuburkan di Lembah Raja-raja, semua barang yang ikut dikuburkan harus disetujui lebih dulu oleh pengawas kerajaan dari Nekropolis dan dibubuhi tandanya. Hal itu menandakan bahwa barang yang ikut dikubur harus memenuhi standar mutu sesuai dengan pengawas kerajaan.
Contoh lain adalah kaisar pertama dari Cina, yang bertanggung jawab bagi pembuatan patung-patung tentara di bawah tanah yang luas di bukit Li, menetapkan bahwa barang-barang Qin harus menyandang nama pembuatnya untuk memastikan mutunya, sebab barang siapa membuat sesuatu yang salah dapat dihukum. Pembakuan tentang mutu pertama kali diberlakukan pada bidang pertahanan di Amerika dan Inggris. Pembakuan mutu di Amerika menghasilkan MIL-Q-9858, suatu spesifikasi sistem mutu, dan MIL-I-45208, yang merincikan persyaratan sistem inspeksi. Kedua standar itu masih berlaku dan diterapkan dalam kontrak-kontrak pertahanan Amerika, dan di tempat lain. Sementara di Inggris terdapat BS5750 yang dipublikasikan pertama kali tahun 1979 dengan nama Quality Sistems pada menteri pertahanan dan NATO (Allied Quality Assurance Procedures).
Gagasan tentang mutu dalam dunia industri mulai dikembangkan oleh W.Edwards Deming, Shewhart dan Jurang tahun 1930-1940 setelah perang dunia kedua. Mereka menganjurkan agar dunia industri memulai dengan ayunan langkahnya untuk mengetahui apa yang diinginkan pelanggan dengan mendesain metode produksi dan produknya dengan standar yang tinggi.
Mutu menjadi sebuah isu penting mana kala persaingan semakin berat di era industrialisasi. Produk atau jasa yang dihasilkan harus dapat diyakinkan sesuai dengan spesifikasi agar dapat memberikan kepuasan kepada pelanggan sehingga mendapatkan keuntungan, karena hal inilah maka mutu menjadi sebuah keharusan bagi dunia industri.
Di bidang industri pada umumnya terdapat kebutuhan akan standar mutu untuk diacu. Pertama kali pembakuan mutu dalam bidang industri terjadi di Inggris dengan menghasilkan standar seperti BS 4891 dan BS 5179 sampai BS7850, tetapi ini sifatnya adalah kode praktik dan tidak terterapkan pada situasi kontrak. Tahun 1987 sebuah komite dari “International Standards Organization (ISO)”, yang diketuai oleh Canada, bekerja menghasilkan sebuah standar mutu international. Banyak masukan nasional mereka pertimbangkan dan menghasilkan sebuah standar yang sebagian besar didasarkan pada BS 4891 dan BS 5179, sehingga saat ini keluarlah standar ISO 9000 yang mencakup ISO 9000, 9001,9001,9003 dan 9004.
Gerakan mutu dalam bidang pendidikan masih tergolong baru, hanya sedikit literature tentang referensi mutu dalam bidang pendidikan sebelum tahun 1980-an. Hal ini dikarenakan ada semacam pertentangan untuk menerapkan metodologi dan bahasa manajemen industri dalam pendidikan. para pelaku pendidikan merasa enggan untuk menggunakan analogi industri dengan penciptaan produknya. Baru pada tahun 1990-an gerakan mutu di bidang pendidikan mulai berkembang pesat di Amerika dan Inggris. Banyak gagasan tentang mutu yang berasal dari dunia industri mulai diterapkan pada institusi pendidikan terutama pada perguruan tinggi/ sekolah. BSI (British Standars Institutions) baru mengeluarkan panduan aplikasi standar dalam pendidikan dan pelatihan pada tahun 1992 sementara ISO sedang dalam proses pengembangan kearah sana.
Pengendalian kualitas, jaminan kualitas, audit kualitas, penilaian kualitas dan perbaikan kualitas memiliki hubungan yang integral sehingga satu dengan yang lainnya memiliki hubungan yang tidak dapat dipisahkan serta saling berkaitan secara berlanjut dalam tahapan pelaksanaan di sebuah sistem institusi. Langkah-langkah proses tersebut dikembangkan dan menjadi sebuah konsep manajemen yaitu manajemen mutu terpadu (TQM).
Pengendalian Kualitas (Quality Control)
Pengendalian Kualitas (Quality control) merupakan konsep mutu paling tua. Pengendalian Kualitas merupakan proses deteksi dan eliminasi komponen dan produk yang tidak sesuai dengan standar dari institusi yang dilakukan pada pasca produksi. Inpeksi dan pemeliharaan adalah metode umum dari kontrol mutu. Quality control merupakan proses yang menjamin bahwa hanya produk yang memenuhi spesifikasi produsen yang dapat keluar ke pelanggan di era industri missal. Quality control merupakan proses pasca produksi yang biasanya dilakukan bukan oleh orang penghasil produksi tersebut. Pengertian quality control menurut encyclopedia Dari Wikipedia, ensiklopedia bebas adalah quality control and quality engineering are used in developing sistems to ensure products or services are designed and produced to meet or exceed customer requirements. Maksudnya adalah kendali mutu dan mutu teknik yang digunakan dalam mengembangkan sistem untuk memastikan produk atau jasa yang dirancang dan diproduksi untuk memenuhi atau melampaui persyaratan pelanggan. Quality control adalah sistem kendali yang terintregrasi di dalam proses. dia berfungsi mencegah terjadinya defect/ non corformity output, salah satu cara yang sudah kita kenal antara lain right from begining atau benar sejak awal. metode ini terbukti mampu mengeliminir non corformity (ketidaksesuaian) pada output dengan pencegahan. Secara fungsi quality control merupakan proses operasional yang langsung melakukan aktivitas checking atau inspeksi terhadap produk.
Jaminan Kualitas, Audit Kualitas dan Penilaian Kualitas
Quality assurance merupakan pengembangan dari konsep quality control. pemenuhan spesifikasi produk secara konsisten yang selalu baik sejak awal (Right first time every time). Quality assurance lebih menekankan tanggung jawab tenaga kerja dibandingkan inpeksi kontrol mutu. Tujuannya menciptakan produk tanpa cacat (Zero depect/Plihip B.Crosby). Mutu produk/jasa yang baik dijamin oleh sistem jaminan mutu yang memposisikan secara tepat bagaimana produksi seharusnya berperan sesuai dengan standar mutu yang diatur oleh prosedur-prosedur yang ada dalam sistem jaminan mutu. Secara umum yang dimaksud dengan penjaminan mutu (Quality assurance) adalah proses penetapan dan pemenuhan standar mutu proses secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga konsumen, produsen, dan pihak lain yang berkepentingan memperoleh kepuasan.
Proses quality assurance dilakukan dengan mengidentifikasi hal-hal yang telah dicapai dan prioritas-prioritas peningkatan mutu dengan memberikan data untuk pengambilan keputusan berbasis data dan membantu membangun budaya peningkatan mutu berkelanjutan. Menurut definisi di ISO 9000:2000 (QMS-Fundamentals and Vocabulary), adalah sebagai berikut : “Quality assurance part of quality management focused on providing confidence that quality requirements will be fulfilled”. secara singkat dapat dipahami quality assurance terfokus pada pemberian jaminan/keyakinan bahwa persyaratan mutu akan dapat dipenuhi. Atau dengan kata lain, quality assurance membuat sistem pemastian mutu. Kalau dari definisi ini, kegiatan-kegiatan seperti perencanaan mutu, sertifikasi ISO, audit sistem manajemen,dan sebagainya tentunya masuk dalam kategori quality assurance. Sementara quality control tugasnya melakukan inspection berdasarkan prosedur yang dibuat dan disyahkan oleh quality assurance.
Dalam konteks mutu pendidikan, Rowley (1995) mengartikan quality assurance sebagai a general term which encompases all the policies, systems and process directed towards ensuring the maintenance and enhancement of the quality of educational provision. For example, course design, staff development, the collection and use of feedback from students, staff and employes. Dalam konteks yang lebih luas dimana mutu dilihat sebagai mutu suatu universitas atau perguruan tinggi/ sekolah, Piper (1993) mendefinisikan QA sebagai the total of those mechanism and procedures adopted to assure a given quality or the continued improvement of quality, which embodies the planning, defining, encouraging, assessing and control of quality. Tampak bahwa tujuannya adalah untuk mengembangkan praktek-praktek yang berkelanjutan untuk memperbaiki ujuk kerja baik individual atau institusional di semua bidang.
Dalam praktiknya, penerapan QA di suatu perguruan tinggi/ sekolah diawali dengan mengidentifikasi ruang lingkup manajemen yang umumnya mencakup pengelolaan program-program studi, penelitian, pengabdian pada masyarakat, staff, mahasiswa, academic support services, resources, assets dan general governance of university. Dalam setiap bidang tersebut, prosedur yang akan ditempuh untuk pencapaian mutu ditetapkan. Dalam hal ini termasuk juga mengevaluasi kegiatan-kegiatan untuk mencapai mutu dan kriteria apa saja yang ditetapkan untuk menilai pencapaian mutu tersebut (Piper, 1992, hal.21). Sehubungan dengan hal ini, dalam melaksanakan evaluasi ada enam prinsip yang utama, meliputi: Apakah tujuan yang ditetapkan sudah tepat? Apakah standar yang ditetapkan sudah tepat? Apakah management map yang meliputi tujuan universitas/ sekolah telah digunakan? Apakah prosedur yang digunakan untuk QA telah efektif? Apakah hasil evaluasi mutu dimanfaatkan? Apakah keseluruhan sistim: quality control, quality assurance, quality improvement, quality audit, dan quality assessment telah dijalankan secara efisien dalam usaha meningkatkan mutu atau memperbaiki kondisi yang ada.
Dalam kaitannya dengan pengendalian mutu, Piper (1993) menyarankan perlunya quality audit oleh badan di luar institusi dan juga dari dalam institusi tersebut. Dalam menetapkan kriteria penilaian, pertama, perlu adanya penetapan parameter untuk menilai mutu dari setiap bidang manajemen dalam bentuk model, kebijakan, atau falsafah. Yang kedua, perlu ditetapkan poin pada setiap parameter yang merupakan standar yang dapat diterima. Oleh karenanya, dalam quality audit yang dilihat adalah keberadaan prosedur; bagaimana pelaksanaannya dibandingkan dengan standar; dan hasil atau akibat dari pelaksanaan prosedur tersebut. Menurut GATE (1998), quality audit adalah the process of ensuring that the arrangements within institution are satisfactory and effective. Jadi, dalam quality audit, titik beratnya adalah mengecek keberadaan prosedur dalam pencapaian tujuan atau target, dan fakta/data untuk membandingkan hasil yang dicapai dengan tujuan. Quality assessment didefinisikan oleh GATE (1998) sebagai an evaluation of the extent to which an organization is achieving its objective (ex. criterion-referenced), although it may instead be norm-referenced (Across institute or dicipline). Tampak bahwa quality assessment mencakup review atau penilaian dari luar universitas mengenai mutu dari teaching and learning (belajar mengajar) suatu universitas untuk setiap mata kuliah. Quality control menunjuk pada the mechanism, processes, techniques and activities necessary to ascertain whether a specified standard is being achieve. It is related to performance indicator which are the things one checks (GATE, 1998).
Perbaikan Kualitas
Proses yang baik adalah sebuah proses yang berorientasi terhadap upaya peningkatan mutu (Quality Improvement) untuk memenuhi harapan atau kepuasan pelanggan. Mutu itu dinamis, upaya peningkatan mutu tidak pernah berhenti tetapi selalu berkelanjutan sesuai dengan perkembangan iptek, tatanan nilai dan tuntutan masyarakat serta lingkungannya, agar dapat tetap eksis dalam persaingan global. Proses peningkatan mutu (Quality Improvement) adalah mengidentifikasi indikator mutu dalam proses, memonitor indikator tersebut dan mengukur hasil dari indikator mutu tersebut yang tentunya mengarah pada outcome, serta selalu berfokus dalam rangka peningkatan proses, sehinga tingkat mutu dari hasil yang dicapai akan meningkat. Tentunya upaya peningkatan mutu (Quality Improvement) dilakukan dengan terlebih dahulu diawali dari jaminan mutu (Quality assurance), kemudian mengarah pada peningkatan mutu yang proaktif. Hal penting yang menjadi sebuah catatan adalah mutu yang rendah masih dapat kita tingkatkan bila kita berkehendak untuk melakukannya dengan melakukan peningkatan mutu (Quality improvement).
Manajemen Kualitas Menyeluruh
Manajemen Kualitas Menyeluruh atau dalam bahasa lain disebut Total Quality Management yang disingkat TQM adalah pendekatan manajemen pada suatu institusi, berfokus pada mutu dan didasarkan atas partisipasi dari keseluruhan sumber daya manusia dan ditujukan pada kesuksesan jangka panjang melalui kepuasan pelanggan dan memberikan manfaat pada anggota institusi (Sumber daya manusianya) dan masyarakat. TQM juga diterjemahkan sebagai pendekatan berorientasi pelanggan yang memperkenalkan perubahan manajemen yang sistematik dan perbaikan terus menerus terhadap proses, produk, dan pelayanan suatu institusi.
Proses TQM memiliki input yang spesifik (keinginan, kebutuhan, dan harapan pelanggan), mentransformasi (Memproses) input dalam institusi untuk memproduksi barang atau jasa yang pada gilirannya memberikan kepuasan kepada pelanggan (Output). Tujuan utama Total Quality Management adalah perbaikan mutu pelayanan secara terus-menerus. Dengan demikian, mengelola kualitas harus dilaksanakan secara terus-menerus. TQM adalah tentang usaha penciptaan sebuah kultur mutu, yang mendorong semua staf di sebuah institusi untuk memuaskan pelanggan. Konsep TQM berusaha disesuaikan dengan perubahan harapan dan gaya pelanggan dengan cara mendesain produk/jasa yang memenuhi dan memuaskan harapan mereka. (Sell-on quality).
Dalam konteks TQM, setiap Intitusi yang berorientasi mutu diharuskan menetapkan standar dalam rangka menciptakan kriteria mutu metode, proses, dan praktik rekayasa atau teknis untuk menghasilkan sebuah output berupa produk-produk atau layanan jasa untuk dapat digunakan oleh para pelanggan atau para stakeholder . Output yang dihasilkan agar memiliki daya tarik dan dibutuhkan oleh para pelanggan atau para stakeholder yang menggunakan produk atau jasa layanan Institusi tersebut, maka perlu ditetapkan tingkat derajat yang dicapai oleh karakteristik output tersebut akan kesesuaian memenuhi atau melebihi standar minimum.
Dari keseluruhan penjelasan tentang quality control, quality assurance, quality audit, quality assessment, quality improvement, dan total quality management terlihat relasi dan integrasi dari keenamtnya, sehingga dapatlah dikatakan bahwa quality control adalah proses untuk memantau, mengevaluasi dan menindaklanjuti agar persyaratan mutu yang ditetapkan tercapai. Tujuan dasar quality control adalah mengidentifikasi outcomes atau layanan yang tidak memenuhi standar mutu yang sudah ditetapkan dan memastikan bahwa outcome, layanan, atau proses yang diberikan memenuhi persyaratan tertentu.
Setelah diketahui produk atau layanan yang tidak memenuhi standar mutu maka selanjutnya dalam proses penjaminan mutu (Quality assurance) melakukan pengumpulkan, dan menganalisis serta membuat laporan tentang produk atau layanan yang tidak memenuhi standar mutu agar dilakukan perbaikan mutu produk dan layanan yang tidak sesuai. Selain itu, dalam proses ini dilakukan juga pengidentifikasian hal-hal yang telah dicapai (Areas of achievement). Proses ini memberian jaminan dan keyakinan bahwa persyaratan mutu akan dapat dipenuhi. Atau dengan kata lain, quality assurance adalah pembuat sistem pemastian mutu agar dapat memberikan jaminan kepada para pelanggan atau para stakeholder. Sementara, peningkatan mutu (Quality improvement) adalah mengidentifikasi indikator mutu dalam produk dan pelayanan untuk dilakukan perbaikan yang berkelanjutan. Tentunya upaya peningkatan mutu (Quality improvement) dilakukan dengan terlebih dahulu quality audit, dan penilaian terhadap mutu (Quality assessment), yang memberikan jaminan mutu (Quality assurance), kemudian mengarah pada peningkatan mutu yang proaktif sehingga terjadi proses perubahan untuk meningkatkan keandalan mencapai suatu hasil dalam rangka peningkatan mutu sebagai hasil dari pengelolaan mutu secara menyeluruh (Total quality management).
Dalam kenyataannya, upaya memberikan mutu produk atau sistem layanan yang dihasilkan oleh sebuah institusi tidak secara langsung memberikan kepuasan kepada para pelanggan atau para stakeholder. Hal ini dikarenakan mutu itu dinamis. Mutu selalu berkembang seiring dengan perkembangan nilai kepuasan yang dimiliki oleh pelanggan atau para stakeholder atas output yang dihasilkan. Untuk itulah proses dari quality control, quality assurance, dan quality improvement harus dilaksanakan dalam sistem institusi sehingga meningkatkan mutu produk atau layanan jasa yang dihasilkan. Dalam upaya itulah, suatu institusi perlu menjalankan mekanisme proses dari quality control, quality assurance, quality audit, quality assessment, quality improvement dan total quality management.
Dalam kontek pendidikan, institusi pendidikan harus juga dapat melaksanakan mekanisme quality control, quality assurance, quality audit, quality assessment, quality improvement dan total quality management dengan baik agar institusi tersebut dapat memberikan mutu yang diharapkan dan selalu berupaya meningkatkan mutu yang telah dicapainya. Institusi harus menempatkan sudut pandang peserta didik sebagai pusat dari setiap proses perencanaan strategis. Karena peserta didik adalah alasan utama dalam berdirinya sebuah institusi pendidikan dan reputasi institusi pendidikan itu sendiri ada dipundak para peserta didik dengan melihat dari output keberhasilannya. Institusi pendidikan yang berorientasi pada mutu tentunya akan berfokuskan pada peserta didik dan bukan pada tataran internal yang ada didalam.
Proses pencegahan merupakan nilai utama dibandingkan proses deteksi dari suatu masalah yang ada. Institusi harus memiliki strategi mutu dengan menginvestasikan sumberdaya yang ada. Institusi harus dapat menyikapi komplain sebagai proses pembelajaran dan bukan menyikapi komplain sebagai suatu gangguan. Institusi harus dapat melakukan proses perbaikan mutu dengan melibatkan setiap orang di institusi bukan hanya melibatkan tim manajemen dalam setiap masalah. Staf harus diyakinkan memiliki peluang untuk menciptakan mutu dengan membangun nilai kreatifitas yang ada pada dirinya. Institusi harus memiliki aturan dan tanggung jawab yang jelas serta memiliki strategi evaluasi yang jelas dan sistematis sehingga institusi melihat mutu sebagai cara untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.
Akhirnya, masalah kegagalan mutu pada pendidikan biasanya terletak pada masalah manajemen. Masalah tersebut adalah kegagalan manajemen senior yakni pimpinan institusi pendidikan dalam menyusun perencanaan ke depan. Perencanaan yang sekarang ini banyak dilakukan oleh pimpinan perguruan tinggi/ sekolah bukan merupakan serangkaian langkah untuk menerapkan mutu, tetapi desakan terhadap manajemen ada di atasnya tentang apa yang harus dan tidak boleh dilakukan agar sekolah berjalan dengan baik.
Ada lima kendala yang sangat signifikan dalam permasalahan pencapaian mutu di sekolah menurut Deming yaitu : kurang konstannya tujuan dalam sebuah institusi pendidikan, pola pikir jangka pendek dengan tidak menekankan sebuah visi kedepan dengan mengembangkan kultur perbaikan, evaluasi prestasi individu melalui penilaian atau peninjaunan kinerja tahunan dengan mengesampingkan kinerja harian yang dia lakukan setiap harinya, rotasi kerja yang terlalu tinggi di antara para pimpinan sekolah dan para guru serta staf sekolahnya, manajemen yang menggunakan prinsip angka yang nampak dalam mengukur sebuah keberhasilan dan kurang mengikutsertakan nilai kebahagiaan dan kesuksesan dari para pelanggannya.
Kegagalan yang sering terjadi dalam sekolah adalah kegagalan sistem seperti desain kurikulum yang lemah, bangunan yang tidak memenuhi syarat, lingkungan kerja yang buruk, sistem dan prosedur yang tidak sesuai dan pengembangan staf yang tidak memadai. Permasalah ini merupakan kegagalan sistem yang memerlukan perubahan kebijakan dengan implikasi manajemennya adalah hal tersebut harus dihilangkan dan sistem serta prosedurnya harus disusun, ditetapkan dan dikembangkan kembali. Selain kegagalan sistem, sebab-sebab kegagalan yang lainnya adalah prosedur dan aturan yang tidak diikuti dan ditaati serta adanya kegagalan komunikasi dan kesalah-pahaman di dalam interen sekolah. Pimpinan perguruan tinggi/ sekolah sebagai pimpinan tertinggi di perguruan tinggi/ sekolah harus dapat mengatasi berbagai persoalan diatas dengan menciptakan budaya mutu di lingkungan perguruan tinggi/ sekolahnya. Budaya mutu ini merupakan pondasi yang sangat mendasar dalam upaya menjalankan roda sistem penjaminan mutu. Sayang banyak pimpinan perguruan tinggi/ sekolah yang bersikap tak acuh soal ini.